Jag vill lägga till en ny kalender

I fall ytterligare en person vill ha en kalender i systemet så ska ni lägga till en ny kalender. Innan du lägger till kalendern finns det några punkter att ta hänsyn till:

• Att lägga till en ny kalender medför en kostnad (om ni inte har ett storkundsavtal med fritt antal kalendrar)
• Kostnad för en ny kalender framgår av ert avtal. Dubbelkolla med er kontaktperson eller [e-mail] om ni är osäkra
• Lägger du till en ny kalender är du själv ansvarig för att radera kalendern om du inte längre är i behov av den.

Gör så här för att lägga till en ny kalender:

1. Börja så här: Gå till Inställningar och Kalender. Välj Skapa ny kalender. (Snabblänk)

Grundinställningar

2. Namn: Välj namn på vem eller vad som ska kunna bokas i kalendern.

3. Titel: Välj titel på personen eller kalendern (ej obligatoriskt)

4. Tidsintervall: Bestäm mellan vilka klockslag som kalendern ska visas. Jobbar du normalt mellan 8-17 men ibland mellan från 7 och ibland till 20 så ska du välja ett tidsintervall mellan 7-20. Jobbar du alltid mellan 8-17, välj 8-17.

5. Plats: Har du flera mottagningar eller adresser som du vill koppla till ditt Bokadirekt-konto så ska du välja till vilken plats som den nya kalendern ska vara kopplad till. 

6. Koppla tjänster: Nu ska du bestämma vilka tjänster som ska vara bokningsbara i kalendern. Bocka i de som ska erbjudas. Vill du lägga till nya tjänster - läs mer i kapitlet om "lägga till nya tjänster" här: 

Marknadsföring och Relationer: Här kan du välja om du vill aktivera några av de tilläggstjänster som finns hos Bokadirekt.

Avancerade inställningar:

7. Fält: Här bestämmer du vilka uppgifter som ska vara synliga och obligatoriska för dina kunder när dom bokar. Bocka i 'Synlig' för de uppgifter som ska vara valfria. Bocka i 'Synlig' och 'Obligatorisk' för de som måste fyllas i av kunden.

Aktiverar du fältet 'Rabattkod' så kan kunden fylla i en kod som du t.ex. har mailat ut i ett utskick. Dessa rabattkoder har för nuvarande inte någon automatisk funktion utan du sänker då priset manuellt vid betalningen i antingen Klarna eller din egen kassalösning.

Noteringsfältet kan du själv bestämma namn på genom att ändra "Alias för notering".

8. Kalenderintervall: Du kan själv bestämma i vilket intervall din kalender ska visas. Vill du lägga in bokningar och öppettider noggrant ska du välja 10 eller 15 minuters intervaller. En bra huvudregel är att gå efter alla dina tiders gemensamma nämnare. 

9. Bokningsregler: Välj hur nära inpå en tid dina kunder kan boka tiden och hur nära tiden det ska gå att avboka samma tid.

10. Vad tas i beaktning när bokningsbara tidpunkter räknas fram? Bestämmer vilka bokningsbara starttider som erbjuds i kalendern. Allt baseras utifrån kalenderns intervall.
Kalenderns intervall:
Alla tillgängliga starttider visas, baserat på kalenderns intervall.
Kalenderns intervall och längden på vald tjänst:
Alla tider visas, utifrån längden på tjänsten som ska bokas. Även baserat på kalenderns intervall. D.v.s. om tjänsten är 60 minuter så visas en tid var 60:e minut.
Kalenderns intervall och längden på vald tjänst, även kant i kant med slutet på öppettiden:
​Samma som ovan. Dock visas en extra valbar tid i slutet av dagen. T.ex. om du har öppettider mellan 16-17.30 så erbjuds två starttider för en tjänst på 60 minuter. 16.00 och 16.30.
​

10. SMS Det går att skicka en mängd rad automatiska SMS med systemet. T.ex. påminnelse SMS till både kund och personen kopplad till kalendern. Glöm inte att ange ett telefonnummer till personen kopplad till kalendern längre ner under kalenderinställningar under personuppgifter så att sytemet vet vart SMS:en ska skickas? 

11. Bekräftelse och bokningstexter: Man kan självskräddarsy samtliga texter i SMS och e-post bekräftelser och påminnelser. Använd koderna under varje funktion för att systemet automatiskt ska välja tjänstenamn, pris och starttid.

12. Personuppgifter: Var noga med att fylla i personuppgifterna som ska vara kopplade till kalendern. Bokningsbekräftelser via e-post kommer automatiskt gå till den e-post som anges. Det samma gäller telefonnummer och SMS. Det är också här man väljer vilka rättigheter den nya användaren ska få när hen loggar in med sitt eget användarnamn.
Hantera konto = Admin, kan ändra allt.
Hantera plats = Rätt att ändra inställningar under fliken Platser samtidigt som det ger alla behörigheter på de lägre rättigheterna här nedan.
Hantera bokningar för plats = Rätt att se/boka/boka av/ändra öppettider mm. i alla kalendrar på samma plats samt sin egen kalender.
Hantera egen kalender = Rätt att enbart ändra inställningar/boka/boka av/ändra öppettider mm. i sin egen kalender.

13. Synkronisering: Vill du synkronisera t.ex. din iPhone eller Android telefon med din Bokadirekt kalender så ska du följa instruktionerna under synkroniseringsdelen.

14. Utbetalningar: Här fyller du i ditt Plus- eller Bankgiro för utbetalningar från Bokadirekt. 

15. Spara

16. Koppla kalendern: Om du vill att användaren av kalendern skall ha ett eget användarnamn klickar du på "Tilldela" under fliken Kalendrar/Alla kalendrar. Skriv in den mailadress som personen skall kunna logga in med och spara. Har personen redan ett bokadirekt-konto kommer hen att kunna logga in med samma lösenord som hen använt tidigare. Har personen inget bokadirekt-konto kommer ett aktiveringsmail att skickas till uppgiven mailadress, där får personen själv bekräfta sitt konto samt välja sitt lösenord.