Överföring av kundregister och GDPR

Hur påverkar GDPR dina rättigheter och skyldigheter vid överlåtelse av kundregister?

Vi har samlat information för dig som står inför att överlåta eller ta över en verksamhet med kundregister. Tänk på att alltid rådgöra med en jurist om du är osäker på några detaljer.

Beroende på om verksamheten du tar över redan har en integritetspolicy eller inte så skiljer sig tillvägagångssättet för hur du informerar om överlåtelsen något: 

För verksamheter som redan har en integritetspolicy som lever upp till kraven i GDPR föreslår vi att följande steg tas:

• Du bör först säkerställa att policyn har en skrivelse som meddelar att: ”Insamling av personuppgifter kan ske genom överföring av kundregister i samband med verksamhets- eller företagsöverlåtelser”. Annars bör policyn uppdateras och alla som omfattas av den informeras om detta innan överlåtelsen.
  
  
• Du bör därefter informera kunderna om att du/ditt företag till följd av verksamhets- eller företagsöverlåtelsen nu är personuppgiftsansvarig. Vi föreslår att texten nedan skickas till kunderna via mail, sms eller brev enligt förslag nedan.
  
  
• Informationen ska ges inom en rimlig period efter det att personuppgifterna har erhållits, men senast inom en månad. Om personuppgifterna ska användas för kommunikation med den registrerade ska informationen ges senast vid tidpunkten för den första kommunikationen med kunden. 

För verksamheter som inte har en integritetspolicy föreslår vi att ni:

• Via mail eller brev informerar kunderna om överlåtelsen, nedan finns en mall som förslag på formulering
  
  
• Anpassad mall bör även publiceras på er hemsida och hållas uppdaterad
  
  
• Informationen ska ges inom en rimlig period efter det att personuppgifterna har erhållits, men senast inom en månad. Om personuppgifterna ska användas för kommunikation med den registrerade ska informationen ges senast vid tidpunkten för den första kommunikationen med kunden. 

Förslag på mall för att informera om överlåtelse av kundregister

[Bolaget AB] [org.nr,] (”vi”) har övertagit [det tidigare bolaget]s verksamhet. Om du varit kund hos [det tidigare bolaget] under [det senaste året/de senaste x åren] överfördes dina personuppgifter, såsom [namn, kontaktuppgifter och köphistorik  (Vänligen utveckla/anpassa om ni behandlar andra kategorier av personuppgifter)] till [Bolaget] , som är ny personuppgiftsansvarig. Överföringen har skett för att vi fortsatt ska kunna behandla dina personuppgifter för [administration och kommunikation angående de tjänster och produkter som vi tillhandahåller till dig som kund. De kan också komma att användas för marknadskommunikation och verksamhetsutveckling (Vänligen utveckla/anpassa om ni behandlar personuppgifter för andra ändamål än dessa)]. Överföringen grundar sig på vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter för att upprätthålla vår relation med dig som kund då vi nu har övertagit [det tidigare bolaget]s verksamhet. Om du inte önskar att vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss på [mailadress] . För mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter, se [länk till policy].At